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タスクオーバーはなぜ起こるのか?発生原因と予防策をご紹介

社会人は、常にいくつものタスクに追われています。決められた期日までに多くの仕事量をこなさなければならないこともあるでしょう。

しかし、自分の能力を超えた業務を請け負ってしまい、時に心身共に追い込まれてしまうことがあります。そのような状態を「タスクオーバー」と言い、ビジネスにおいて避けなくてはならない事態のひとつです。

この記事では、ビジネスでタスクオーバーが起きる原因と、大量の仕事への向き合い方について解説します。

タスクオーバーとは

捌ききれないタスクが山積みになり仕事が追いつかなくなる状態を「タスクオーバー」といいます。

自分がこなすべき仕事や課せられた業務を「タスク」と呼びます。組織に課されるタスクと個人に課されるタスクがありますが、ビジネス用語として使用される場合、主に個人単位のノルマや作業を指します。

無理なくタスクをこなすためには、自分の能力と仕事量の均衡を保たなければなりません。しかし、時には多くのタスクを抱えたことにより、自分自身の許容範囲を超えてしまう事態が発生します。

タスクオーバーが発生する背景

タスクには期限が設定されていることが多く、効率の良い達成が求められます。

しかし、なんらかの理由でタスクの処理が追いつかなくなると、タスクオーバー状態に陥ってしまいます。そこには様々な要因が考えられます。

  • スケジュール管理が不十分
  • 断ることができない
  • 仕事にかかる労力の見積もり違い

詳しく見ていきましょう。

スケジュール管理が不十分

タスクをこなすためには、スケジュール管理が必要不可欠です。

複数のタスクを並行してこなさなければならない状況下では、特に正確なスケジュール管理が求められます。

スケジュールの見通しを立てずに仕事を請け負っていると、いつの間にか複数のタスクが重なりパニック状態になってしまうこともあります。

断ることができない

どんなに優秀な人間でもこなすことのできる仕事量には限界があるものです。

依頼された仕事を際限なく引き受けてしまうと、当然タスクの処理が追いつかなくなります。

断ることができない原因が単に「言い出しづらいから」であれば良いのですが、職場自体にタスクオーバーが生まれやすい流れが定着してしまっていることもあります。

仕事にかかる労力の見積もり違い

仕事にかかる労力の見積もりを間違えると、想定していた期限にタスクを終わらせることができず、タスクオーバーを引き起こします。

ダニングクルーガー効果といって、能力が低い人ほど自分の能力を正しく認識できずに過大評価してしまうという心理現象があります。

仕事に慣れていないときに、5時間かかる仕事を「3時間でできます」と言ってしまったというような経験はないでしょうか。仕事にかかる時間を正しく見積もることはとても大切です。

タスクオーバーの予防策

タスクオーバー状態の継続は、心身に悪影響を及ぼします。肉体的な疲労や精神的なストレスは、健康を害する大きな要因です。

それでは、どのようにタスクオーバーに対処すれば良いのでしょうか。具体的に紹介していきます。

仕事に優先順位をつける

すべてのタスクを洗い出し、重要度に応じて優先順位を設けましょう。優先度の高いタスクを率先してこなすことで、パニックにならずに仕事に向き合えます。

優先度は、必ずしも「重要なものほど高い」というわけではありません。作業が軽めで重要度が低~中程度のタスクを最初にこなすと、精神的にも楽になりタスクオーバーを防げます。

仕事の取捨選択

こなすことのできない仕事は、断ることも大切です。自分にできることとできないことの基準を明確にし、できないことははっきりと断りましょう。

自分にしかできない専門性のある仕事を中心に据え、他の人でもできるタスクは「最悪手が回らなくてもいい」と考えてみて下さい。

休みを取得する

タスクオーバーの状態が長く続き心身の疲労を感じた際には、休暇をとることも大切です。できれば有給休暇などを活用し、疲労回復に努めます。

職場環境を変える

タスクオーバーの原因は、必ずしも本人にあるとは限りません。職場環境や人間関係による可能性も十分に考えられます。

仕事環境は変えることができます。状況次第では、異動や転職を視野に入れてみることも有効です。

まとめ

働いている限り、タスクは発生し続けます。自分の能力を過信せず、効率の良い管理を徹底しながら、日々のタスクに向き合いましょう。

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