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ビジネスマナー

社会人の基本!ビジネスシーンにおける電話のかけ方をおさらい

電話は、ビジネスシーンにおける基本のスキルですよね。しかし「電話対応に自信がある」と言い切れる人は少ないのではないでしょうか?

当然ですが、電話は声のみのやり取りです。話すテンポや言葉選び1つで印象が大きく左右してしまいます。だからこそ、ビジネスマナーをきちんと守って対応できれば、相手に好印象を与えられることでしょう。

今回は、ビジネスシーンにおける電話のかけ方をおさらいしていきます。

これだけは押さえておくべき!電話をかける際に重要なこと

企業によって独自のマニュアルなどがある場合もありますが、ここでは、電話をかける時の基本的なポイントを解説していきます。

1. 要件をまとめておく

ビジネス電話は、友人との電話ではありません。電話口で考えながら、思いついた順に話していると、相手には冗長に感じられてしまいます。

先方に時間を割いてもらうのですから、なるべく短時間で済ませられるよう、電話をかける前に要件をまとめておきましょう。

2. 電話をかけるタイミングに気をつける

ビジネス電話は、かけるタイミングに気をつけなくてはいけません。

避けなくてはいけない時間帯は、

  • 始業時間帯
  • 昼休み
  • 終業時間付近
  • 営業時間外

どうしてもこれらの時間帯に電話をかけなくてはいけない場合は「早朝(夜分)に申し訳ございません」「お忙しいところすみません」などと断りを入れるようにしましょう。

3. 第一声は、元気な挨拶と名乗りを忘れずに

緊張していたり焦っていたりすると、早く要件を口にしたくなってしまいます。グッとこらえて、挨拶と名乗りを忘れないようにしましょう。

落ち着いた挨拶ができれば、電話の相手にも良い印象を持たれ、その後の会話もスムーズに進みます。

4. 電話を切る際は受話器をゆっくり置いて切る

電話はかけた方が先に切るのが基本とされていますが、切り際の受話器を置き方が雑だと「ガチャッ!!」という音が先方に聞こえ、粗暴な印象を与えてしまいます。

電話が終わった後は、丁寧に受話器を置くようにしましょう。

また、自分からかけた電話であっても、相手が顧客である場合は先方が電話を切ってから切るようにしてください。

こんなときどうする?

電話では、相手から想定外のリアクションが返ってくることもあります。よくあるケースに関しては、対応方法を頭に入れておきましょう。

要件を伝えたい担当者が不在だった場合

スムーズに一度の電話で担当者に要件を伝えられればいいのですが、担当者が不在ということもよくあります。

担当者が不在の場合は、

  • お戻りの時間は何時ころになりますでしょうか?
  • 明日は出勤される予定ですか?

など、相手の状況を伺って、改めてこちらから連絡する旨を伝えましょう。

まとめ

今回は、ビジネスシーンで電話をかける時のポイントを解説してきました。

この機会に、改めて自分の電話対応を見直してみましょう。

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