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ビジネスマナー

社会人の基本!ビジネスシーンにおける電話の受け方をおさらい

社内外問わず、いつかかってくるかわからないのがビジネス電話。慣れるまでは着信音が鳴るたびに緊張してしまうものです。

当然ですが、電話は声のみのやり取りです。話すテンポや言葉選び1つで印象が大きく左右してしまいます。だからこそ、ビジネスマナーをきちんと守って対応できれば、相手に好印象を与えられることでしょう。

今回は、ビジネスシーンにおける電話の受け方をおさらいしていきます。

これが重要!電話を受ける際に心がけること

それでは、電話を受ける際に心がけるべき基本のポイントをご紹介していきます。

1. 電話が鳴ったらなるべく早く出る

電話には、1~3コールで出るのが望ましいです。

何らかの事情で電話を取るのが遅れてしまった場合は「お待たせいたしました」と一言添えるようにしましょう。

2. メモ帳は常に手の届く場所に置いておく

電話を受ける側は、伝えられた情報を正確に受け取らなくてはいけません。

聞き間違いなどを未然に防ぐため、メモを取るのが鉄則です。ペンと一緒に、すぐに手を伸ばせる場所に準備しておきましょう。

メモをする時は、電話を受けた日時と電話の相手をはっきりと記録しておくようにします。

3. 先方を待たせる場合の判断は素早く

電話を取り次ぐ場合は、担当者に電話が繋がったことをきちんと自分の目で確認しましょう。伝達ミスなどでスムーズに担当者に繋がらず、電話が保留のまま放置状態になる恐れがあるためです。

また、担当者が電話に出られない状態の場合は、先方に事情を話し、こちらから改めて折り返す旨を伝えましょう。

長時間の保留状態は失礼にあたるという認識を持っておいて下さい。

4. 電話はかけたほうが先に切る

相手が切ったのを確認してから受話器を置くようにしましょう。電話は、かけた方が先に切るのがマナーです。

ただし、自分が顧客である場合は、相手からの電話であっても、先に切ります。このときは、丁寧にゆっくりと切ることを心がけましょう。

まとめ

今回は、ビジネスシーンにおいて電話を受ける時のマナーをご紹介してきました。

電話の受け方をおさらいしておくことで、これまでよりも落ち着いて電話対応できるのではないでしょうか。

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