空間有効活用のエキスパート リブマックス

ビジネスマナー

ビジネスマナー講座!受付での礼儀正しい挨拶の方法とは?

ビジネスシーンでは、他社を訪問する機会が沢山あります。会社の代表として失礼のないように振る舞うには、どうすれば良いのでしょうか?

今回の記事では、他社を訪問した時に、受付での礼儀正しい挨拶の方法と、他社を訪問するときに気を付けるべきポイントをまとめてご紹介します。

他社を訪問する前に準備するもの

名刺

ビジネスシーンに欠かせない「名刺」。いつも持ち歩いているというビジネスマンが多いと思いますが、うっかり切らしてはいないか訪問前に確認しましょう。

訪問する会社の情報(住所、電話番号など)

訪問する会社の情報は事前によく確認しておきましょう。

オンラインマップが主流の時代ですが、オフラインで見られる地図もダウンロード、印刷しておいた方が安心です。

打ち合わせで使用する資料

打ち合わせで使用する資料は、最も大切です。忘れてしまっては「何をしに来たのかわからない」という状況になってしまいます。

スマートに取り出してすぐに打ち合わせに取りかかれるよう、取り出しやすいように収納しておきましょう。

会社のノベルティグッズ

もしも社名が入ったボールペンやクリアファイルなどのグッズがあるなら、ぜひ携帯しておきましょう。会社の宣伝になりますし、話のタネにもなります。

受付での礼儀正しい挨拶の方法

受付では、はきはきと明るく話すことを心がけましょう。

(1) 自分の名前と会社名を名乗る

まず、最初に「おはようございます。」と挨拶した後、「△△会社の○○○○です。」と、自分の名前と会社名を名乗ります。

(2) 訪問した目的を伝える

受付では、次の情報を簡潔に伝えます。

  • 誰と
  • 何時に
  • どのような約束をしているか

約束している人の所属部署も確認しておきましょう。

受付の人は、内容を確認して、「お待ちしておりました。」と丁寧に対応してくれますので、訪問する側も、しっかりと丁寧に応対しましょう。

(3) 必要事項を記入する

訪問の記録をとっている会社では、必要事項を用紙に記入する必要があります。相手の読みやすい字で、丁寧に素早く記入しましょう。

(4) 受付の人の指示に従う

受付の人の指示に従って臨機応変に対応しましょう。相手が受付まで迎えに来てくれる時は、ソファなどで待つように言われます。指示に従って待ちましょう。

直接応接室に向かう場合は、どのように向かえばよいのか指示を仰ぎましょう。何かわからないことがある場合も、聞いてみましょう。

気を付けるべきポイント

訪問先の近くに15分前を目安に到着する

遅刻をしないためにも、訪問先の付近には15分前までに到着しておきましょう。余裕があれば、カフェなどで次のような準備ができると安心です。

  • 身だしなみを整える
  • お手洗いを済ませる
  • 訪問先でやるべきことを最終確認する

遅刻は絶対に避ける

相手は自分の訪問に合わせて、その日のスケジュールを組んでいます。

自分の遅刻のせいで相手のスケジュールを崩してしまうという事態は、絶対に避けなくてはなりません。遅刻は厳禁と心得ましょう。

スマートフォンをマナーオフにしておく

打ち合わせ中に突然スマートフォンが鳴ってしまったら、会議の流れが途切れてしまうだけでなく、相手に失礼になってしまいます。

長居しない

相手のスケジュールを考えて、時間の経過に注意を払うようにしましょう。一般的な打ち合わせや商談は一時間以内が目安です。

打ち合わせが始まる前に、大体の終了時間を確認しておくと、時間がきたときに話をまとめやすくなります。

おわりに

今回の記事では、他社を訪問する際の受付での挨拶マナーや、訪問の際に気を付けるべきポイントをご紹介しました。

ビジネスマナーをしっかりと守ることで、自分の会社の印象を良くすることができます。会社の代表であるという自覚を持って、訪問に挑みましょう。

関連記事